杉並稲門会 個人情報保護規定

第1章 総 則
(目 的)
第1条 杉並稲門会(以下「本会」という。)は、個人情報の保護が会員の相互信頼の基本的要件であることを認識し、この規定によって、本会が保有する個人情報の取り扱いに関する基本事項を定め、もって個人情報の収集、管理および利用に関する本会の責務を明らかにするとともに、杉並稲門会員の会員情報が正しく利用及び管理されることを目的とする。
杉並稲門会個人情報保護規定を制定するうえで、基本的な本会の方針として別途「個人情報保護方針」を定めその方針を全会員が共有し遵守する。

(用語の定義)
第2条
1. この規定において、「会員」とは、現在および過去の会員ならびに本会に直接かかわりがあり、またはかかわりがあったその他の者をいう。
2. この規定において、「個人情報」とは、会員等について特定の個人が識別され、または識別され得るもののうち、本会が会の運営上取得または作成した情報(機械処理以外のものも含む。)をいう。

(責 務)
第3条
1. 本会役員は、個人情報を収集し、管理し、または利用するにあたっては、会員の基本的人権を尊重し、個人情報の保護を図るため必要な措置を講じなければならない。
2. 本会役員は、個人情報の取扱いに関し、本会会長の助言、指導または勧告があったときは、すみやかに是正その他必要な措置を講じなければならない。
3. 会員は、会の運営上知り得た個人情報の内容を他人に漏らし、または不当な目的に使用してはならない。
4. 会員は、個人情報保護の重要性を認識し、個人情報保護に関する本会の施策に協力しなければならない。
5. 各ブロック、各趣味の部会(以下「ブロック活動等」という。)で個人情報を取り扱う場合は、代表世話人が本規定の趣旨を理解し、ブロック活動等での個人情報の利用において責任をもってあたらなければならない。

第2章 個人情報の収集および利用の制限等
(個人情報の収集制限)
第4条
1. 本会役員は、個人情報を収集するときは、利用目的を明確にし、その目的達成に必要な最小限度の範囲で収集しなければならない。ただし、思想、信条および宗教に関する個人情報は、いかなる理由があろうともこれを収集してはならない。
2. 本会役員は、個人情報を収集するときは、適正かつ公正な手段により、次の各号のいずれかに該当するときを除き、直接本人から収集しなければならない。
一 本人の同意があるとき
二 本会会長が業務遂行上、正当な理由があると認めたとき
3. 本会会長は、前項第2号に該当するか否か判断をするにあたり、個人情報保護委員会の意見を聴かなければならない。

(個人情報の適正管理)
第5条 本会役員は、個人情報の安全保護および正確性の維持のため、次の各号に掲げる事項について、適正な措置を講じなければならない。
一 紛失、毀損、破壊その他の事故の防止
二 改ざんおよび漏洩の防止
三 個人情報の正確性および最新性の維持
四 不要となった個人情報のすみやかな廃棄または消去

(個人情報の利用制限)
第6条
1. 本会役員は、個人情報を収集した目的以外のために利用または会員への提供をしてはならない。個人情報の利用または会員への提供目的は下記の通りとする。
① 杉並稲門会が開催する行事等の会員への案内状を発行するため
② 杉並稲門会の会報等の配布物を送付するため
③ 会員の意見及び要望等をお伺いするアンケートを送付するため
④ 会員間の情報交換のための基情報として使用するため
ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
一 本人の同意があるとき
二 法令の定めがあるとき
三 個人の生命、身体または財産の安全を守るために緊急的必要があるとき
四 同一性確認を目的とする公的機関からの依頼があるとき
五 事務上の必要があり、本人の権利利益を不当に侵害するおそれがないと認められるとき
六 その他本会会長が正当と認めたとき
2. 本会会長は、前項第6号に該当するか否か判断をするにあたり、個人情報保護委員会の意見を聴かなければならない。

(個人情報に関する業務の外部委託)
第7条
1. 個人情報に関する業務を外部に委託するときは、本会役員は委託業者との間で個人情報の保護に関する契約を締結するための手続きをとらなければならない。
2. 前項に規定する契約を締結するにあたっては、本会役員は、あらかじめその契約書案の写しを本会会長に届け出て、承認を得なければならない。

(収集の届出)
第8条
1. 本会の運営遂行上、新たに個人情報を収集するときは、本会役員は、あらかじめ次の事項を本会会長に届け出て、承認を得なければならない。
一 個人情報の名称
二 個人情報の利用目的
三 個人情報の収集の対象者
四 個人情報の収集方法
五 個人情報の記録項目
六 個人情報の記録の形態
七 その他本会会長が必要と認めた事項
2. 前項の規定に基づき届け出た事項を変更または廃止するときは、本会役員は、あらかじめこれを本会会長に届け出て、承認を得なければならない。

(目的外利用および提供の届出)
第9条 本会役員は、第6条第1項ただし書の規定により、個人情報を収集された目的以外のために利用または提供したときは、すみやかに本会会長に届け出なければならない。

第3章 個人情報の開示、訂正等
(届出事項の閲覧)
第 10条 会員は、本人であることを明らかにして、第8条の規定によって承認された事項および第9条の規定によって届け出られた事項を閲覧することができる。

(自己に関する個人情報の開示)
第 11条
1. 会員は、自己に関する個人情報の開示を請求することができる。
2. 開示の請求があったときは、本会役員はこれを開示しなければならない。
3. 第1項に規定する請求は、本会役員に対し、本人であることを明らかにして、次に掲げる事項を記載した文書を提出することにより行う。
一 所属および氏名
二 個人情報の名称および記録項目
三 請求の理由
四 その他本会会長が必要と認めた事項

(自己に関する個人情報の訂正または削除)
第 12条
1. 会員は、自己に関する個人情報の記録に誤りがあると認めたときは、前条第3項に定める手続に準じて、本会役員に対し、その訂正または削除を請求することができる。
2. 本会役員は、前項の規定による請求を受けたときは、すみやかに調査を行ったうえで、必要な措置を講じ、結果を本人に通知しなければならない。ただし、訂正または削除に応じないときは、その理由を文書により本人に通知しなければならない。

(不服の申立て)
第 13条
1. 自己の個人情報に関し、第 11 条に規定する請求に基づいてなされた措置に不服がある者は、本人であることを明らかにして、本会会長に対し、申立てを行うことができる。
2. 本会会長は、前項の規定による不服申立てを受けたときは、すみやかに審査、決定し、その結果を文書により本人に通知しなければならない。
3. 本会会長は、前項の決定をする場合は、あらかじめ個人情報保護委員会の意見を聴かなければならない。
4. 個人情報保護委員会および本会会長は、必要があると認めるときには、申立人または本会会長に対し意見の聴取を行うことができる。
5. 不服の申立ては、次に掲げる事項を記載した文書を本会会長に対し提出することにより行う。
一 不服の申立てを行う者の所属および氏名
二 不服申立て事項
三 不服申立て理由
四 その他個人情報保護委員会が必要と認めた事項

第4章 個人情報保護委員会
(個人情報保護委員会の設置)
第 14条 本会は、本会会長の諮問機関として、個人情報保護委員会(以下「委員会」という。)を置く。

(個人情報保護委員会の権限)
第 15条 委員会は、第4条第3項、第6条第2項、第13条第3項及び第4項に定めるもののほか、次の権限を有する。
一 本会会長の諮問に応じて個人情報保護に関する重要事項を審議すること。
二 本会会長に報告を求め、その業務執行について意見を述べること。
委員は、委員会で知り得た個人情報の内容を他人に漏らしてはならない。委員退任後も同様とする。

(委員会の構成)
第 16条
1. 委員会は、次の各号に掲げる委員をもって構成する。
一 本会役員から選出された者 3 名
二 弁護士資格を有する会員 2名以内
三 本会会長より選出された者 2名以内
2. 第 13 条第3項の規定により、不服申立てについて個人情報保護委員会が意見を聴かれた場合において、当該不服申立てに、直接関連があると委員会が認めた委員は、当該不服申立ての審議に加わることができない。
3. 本会会長は、必要に応じて、委員会に出席し、発言することができる。

(委員の任期)
第 17条
1. 委員の任期は2年とし、役員改選の年度に合わせて選出する。ただし、再任を妨げない。
2. 委員が欠けたときの後任者の任期は、前任者の残存期間とする。

(委員長および副委員長)
第 18条
1. 委員会に、委員長および副委員長各1人を置く。
2. 委員長は、委員のうちから互選する。
3. 委員長は、委員会を招集し、その議事を整理する。
4. 副委員長は、委員のうちから委員長が指名する。
5. 副委員長は、委員長を補佐し、委員長が欠けたときまたは委員長に事故あるときは、その職務を行う。

(委員会の運営)
第 19 条
1. 委員会は、委員の過半数の出席がなければ開くことができない。
2. 委員会の議決は、出席委員の3分の2以上の同意をもって行う。
3. 委員会は、必要があると認めるときは、委員以外の者の出席を求め、その意見を聴くことができる。
4. 前各項に定めるほか、委員会の運営に関する事項は、委員会においてその都度定める。

(委員会の事務)
第 20条 委員会の事務は、個人情報保護委員会が行う。

第5章 雑 則
(規程の制定)
第 21条 この規定の施行に必要な規程は、別に定める。

附 則
この規定は、平成 30 年度総会での承認をもって、施行する